Sim, mesmo com o avanço tecnológico as reuniões one-on-one se fazem uma excelente ferramenta de comunicação e feedback, mas antes de elucidarmos os motivos, vamos destacar o que são os principais objetivos dessas reuniões.
Para quem nunca ouviu falar ou não teve a oportunidade de vivenciar essa prática, as reuniões one-on-one são encontros regulares entre um líder e uma liderança. A ideia dessas reuniões é que tenham em torno de 30 minutos de duração, trazendo oportunidade de escuta. Muito utilizado para dar feedbacks e alinhar expectativas.
Os principais objetivos dessa reunião são:
- Discutir assuntos relacionados ao trabalho (troca de informações) – o liderado apresenta ao líder informações detalhadas sobre suas atividades e possíveis dificuldades;
- Propiciar o desenvolvimento profissional – ao conversar sobre problemas e situações específicos, o líder ensina suas habilidades e seus conhecimentos ao liderado e isso gera maneiras de lidar com as dificuldades;
- Melhorar as relações pessoais- é uma oportunidade importante para que o líder conheça melhor sua liderança, entenda seus desafios e apoie seu crescimento.
É bem verdade que essas reuniões exigem tempo tanto para preparar elas quanto para conduzi-las, mas mesmo com o avanço da tecnologia e a ascensão do trabalho remoto, as reuniões one-on-one ainda são necessárias por uma série de motivos, incluindo:
- Fortalecimento do relacionamento entre líderes e líderes: as reuniões one-on-one são uma oportunidade para que os líderes conheçam melhor suas lideranças, entendam suas necessidades e criem um relacionamento de confiança.
- Desenvolvimento profissional: as reuniões individuais podem ser usadas para discutir metas e objetivos, fornecer feedback e orientação para o desenvolvimento profissional dos liderados.
- Resolução de conflitos: as reuniões one-on-one podem ser usadas para resolver conflitos de forma construtiva e confidencial.
Melhores práticas para reuniões one-on-one
Para que essas reuniões individuais sejam eficazes, é importante adotar algumas boas práticas, incluindo:
- Frequência: as reuniões one-on-one devem ser frequentes, pelo menos quinzenalmente.
- Pauta: a pauta das reuniões deve ser definida com antecedência, de forma colaborativa entre líder e liderança.
- Ambiente Tranquilo e reservado: as reuniões devem ser realizadas em um ambiente tranquilo e reservado, onde os participantes se sintam à vontade para conversar. No caso do trabalho remoto, em vídeo conferência, em horário previamente reservado e sem interrupções de estranhos.
- Escuta ativa: para que as reuniões individuais sejam produtivas é fundamental que a sua escuta seja atenciosa e interessada.
- Feedback: o feedback é uma ferramenta importante para o desenvolvimento profissional dos líderes.
Dicas para realizar reuniões one-on-one de sucesso
Não existe uma “receita de bolo”, mas para quem não está habituado com a prática ou se sente um pouco travado, segue algumas dicas para realizar reuniões individuais de sucesso:
- Comece com uma pergunta aberta: uma boa maneira de começar a reunião é fazer uma pergunta aberta, que permite ao líder compartilhar suas ideias e opiniões.
- Seja um bom ouvinte: ouça atentamente, sem interrupção ou julgar.
- Faça perguntas de envio: faça perguntas de envio para pontos específicos ou obtenha mais informações.
- Faça anotações: essa prática contribui para permanecer com foco na conversa, além de permitir o histórico e acompanhamento da evolução dos pontos discutidos.
- Fornecer feedback: fornecer feedback positivo e construtivo, de forma honesta e respeitosa.
- Definir ações: definir ações específicas para serem realizadas após uma reunião. Alguns gestores gostam de deixar uma “tarefa” ou uma proposta de leitura ou atividade de autodesenvolvimento. Mas isso precisa ser de comum acordo entre líder e liderado.
A reunião one-on-one é um elemento crucial do relacionamento entre o líder e liderado, e talvez também seja a melhor fonte de conhecimento organizacional que um gestor pode ter, uma forma de saber sobre o que acontece em sua organização e, assim, facilitar a resolução de conflitos.
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