Overdose de reuniões? Reuniões improdutivas? A maioria dos profissionais afirmam que o número de reuniões aumentou no pós-pandemia e estudos já confirmam isso. Segundo um estudo da Microsoft, entre fevereiro de 2020 e 2022 houve aumento de 153% do número de reuniões conduzidas no Teams.
É comum ouvirmos de muitas equipes a seguinte expressão: “a reunião poderia ser um e-mail” ou “o número de reuniões está fora de controle e eu não consigo trabalhar”, ou ainda, “essas reuniões não levam a nada”.
Uma pesquisa realizada pela Robert Half, identificou que muitos profissionais chegam a passar 85% da sua rotina profissional em reunião e que 71% sentem que as reuniões são improdutivas e não levam a lugar nenhum.
Outro levantamento, desta vez da Standish Group, uma empresa de consultoria de TI, identificou que mais de 40% das decisões tomadas em reunião são anuladas. Esses números são alarmante e indicam que muitas reuniões são improdutivas ou ineficientes.
Existem várias razões pelas quais as reuniões são improdutivas e as decisões tomadas podem ser anuladas. Uma delas é falta de planejamento. Quando as reuniões não têm objetivos claros ou uma pauta definida, é mais provável que as decisões sejam tomadas de forma impulsiva ou sem considerar todos os fatores envolvidos.
Outra razão para a anulação de decisões é a falta de participação. Quando os participantes não têm a oportunidade de expressar suas opiniões ou preocupações, é mais provável que as decisões não reflitam as necessidades e interesses de todos.
Ainda assim, a falta de acompanhamento pode levar à anulação de decisões. Quando as decisões não são seguidas de ações concretas, é mais provável que sejam esquecidas ou abandonadas.
Realizar reuniões produtivas exige preparo, foco e disciplina. Por isso, é necessário que a equipe tenha atenção aos seguintes pontos:
- Objetivos claros: antes de iniciar a reunião, os objetivos devem ser definidos para que todos possam entender o que se deseja alcançar. Comece as reuniões com uma discussão clara dos objetivos e da pauta. Isso ajudará a garantir que todos sejam alinhados e que a reunião permaneça no caminho certo.
- Pauta definida e divulgada: a pauta da reunião deve ser definida, de preferência, com antecedência e de forma colaborativa entre os participantes. Isso será útil para garantir que todos estejam preparados para a reunião e que todos os tópicos importantes sejam abordados. A pauta pode ser enviada no texto do e-mail de invite.
- Tempo limitado: é importante estipular um tempo de duração, e iniciar e terminar a reunião na hora prevista. Isso ajudará a manter a atenção dos participantes e evitará que a reunião se prolongue e se torne improdutiva.
- Ambiente adequado: a reunião deve ser realizada em um ambiente tranquilo e reservado, onde os participantes se sintam à vontade para conversar.
- Presença confirmada: Convide todos os participantes relevantes nas reuniões. Isso ajudará a garantir que todas as opiniões e considerações sejam consideradas.
- Participação ativa: encoraje a participação de todos os participantes. Isso será útil para garantir que todos estejam envolvidos no processo e que todos os pontos de vista sejam considerados.
- Tom positivo: a reunião deve ser realizada em um tom positivo e construtivo. Isso ajudará a criar um ambiente de colaboração e resolução de problemas.
- Registro das decisões tomadas em reunião: ao final da reunião, é importante definir ações específicas a serem realizadas. Isso ajudará a garantir que todos tenham conhecimento das decisões e que elas sejam seguidas, e assim, que os objetivos da reunião sejam alcançados. Algumas empresas fazem atas de todas as reuniões para que fique registrado o que foi discutido e as decisões tomadas.
- Acompanhamento regular: realizar um acompanhamento regular ajudará a evitar que as decisões sejam esquecidas ou abandonadas. O uso da tecnologia pode ser eficaz, podendo ser usada para compartilhar informações, colaborar em documentos e realizar tarefas.
Além desses pontos, é importante saber lidar com opiniões divergentes e saber contornar mal-entendidos que podem surgir por motivos diversos. Por isso, reforçamos as seguintes ações:
- Mantenha a calma: É importante manter a calma e o controle da situação, mesmo quando as coisas ficam tensas.
- Ouça atentamente os participantes: É importante ouvir atentamente o que os participantes têm a dizer, sem julgamentos, mesmo que você não concorde com eles. Isso ajudará você a entender suas perspectivas e encontrar uma solução que atenda às necessidades de todos.
- Faça perguntas abertas: Perguntas abertas podem ajudar os participantes a compartilhar suas perspectivas e a encontrar soluções criativas. Concentre-se no que a outra pessoa está dizendo e evite distrações, como olhar para o celular ou pensar em outras coisas. Olhe nos olhos da outra pessoa, isso demonstra que você está prestando atenção.
- Use uma técnica de “espelho”: A técnica de “espelho” consiste em repetir o que o outro disse, para garantir que você entendeu corretamente. Isso pode ajudar a evitar mal-entendidos e construir confiança. Além disso, fazer perguntas para esclarecer o que outra pessoa está dizendo ou recapitular resumidamente o que a outra pessoa disse, mostra que você está realmente interessado e ajuda a garantir que você entendeu corretamente.
- Foque na solução, não no problema: É importante focar na solução, não há problema. Isso ajudará a manter uma reunião produtiva e evitar que a situação se prolongue.
- Seja flexível: É importante estar aberto a soluções que não sejam exatamente como você deseja. Às vezes, é necessário fazer concessões para encontrar uma solução que todos possam concordar.
Ao seguir essas dicas, você pode ajudar a garantir que suas reuniões de equipe sejam produtivas e eficazes, contribuindo para o sucesso de sua equipe ou empresa.
